Heute schon eine E-Mail geschrieben?
In einer E-Mail stecken mehr Informationen, als du glaubst. Denn zwischen den Zeilen steht, wer und wie du bist. Hier kommen fünfzehn Tipps für dich und dein Unternehmen.
Schreibst du deinem Partner eine kurze Nachricht, ist Perfektion in der Rechtschreibung vielleicht etwas übertrieben. Und es darf auch ruhig ein Emoji-Herz mitgeschickt werden.
In E-Mails an Kollegen, Geschäftspartner oder Vorgesetzte kannst du dir Spielereien wie Smileys oder Emojis gleich einmal sparen. Hier gehört Grammatik zum guten Ton und Groß- und Kleinschreibung ins Standardrepertoire. Sonst kommt der Empfänger noch auf die Idee, du wärst kindisch, unseriös, faul, unhöflich oder ungebildet.
Mit ein paar Tipps machst du jede E-Mail zu einer guten Nachricht:
Nimm dir genug Zeit und überlege, was du überhaupt schreiben willst.
Der Betreff ist aussagekräftig, der Empfänger muss sofort wissen, worum es geht.
Die Anrede sollte höflich sein. Vor allem bei Vorgesetzten oder Geschäftspartnern und wenn du jemanden nicht gut kennst.
Keine Emoticons, Cliparts und dergleichen in Geschäftsmails.
Eine E-Mail sollte kurz, präzise und vor allem verständlich sein.
Verzichte auf unnötige Ausrufezeichen, du schreist ja auch sonst niemanden an.
Bei Rechtschreibung und Grammatik solltest du dich nicht nur auf Computerprogramme verlassen. Bist du nicht sicher, wie man ein Wort schreibt oder einen Beistrich setzt, schau im Internet nach.
Lies dir jede Nachricht vor dem Senden noch einmal durch.
Kontrolliere die Adresszeile. Irrläufer haben schon Skandale ausgelöst. Im geringsten Fall sind sie peinlich.
Anhänge sollten nicht zu groß sein. Aus mehreren Dateien machst du eine komprimierte zip-Datei.
Die Grußformel, also so etwas wie „mit freundlichen Grüßen”, gehört nicht in die Signatur. Das ist unpersönlich und wirkt, als wärst du faul.
Schickst du eine E-Mail an jemanden, der nicht zum Unternehmen gehört, sollte die Vertraulichkeitsklausel nicht fehlen. Die musst du nicht selbst verfassen, sie ist meistens schon vorgegeben. Das gilt übrigens auch für das Format der Signatur.
Antworte umgehend. Einerseits aus Respekt. Andererseits vergisst du sonst darauf.
Bevor du auf Urlaub fährst, richte die Out-of-Office-Funktion ein. Dann werden eingehende Nachrichten automatisch beantwortet, und niemand wartet auf Antwort.
Bei wichtigen Informationen und Anliegen ist es besser, jemanden anzurufen. E-Mails können übersehen oder versehentlich gelöscht werden.
Tipp: Wir geben auch E-Mail-Coachings für dich und/oder dein Unternehmen:
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